Gestão de projetos: um mal necessário ou o caminho para o sucesso?

Na produção de moldes e ferramentas, são variadas as formas como a gestão de projeto está implementada. Pela experiência de mais de 11 anos da Tebis Consulting, posso afirmar que, para muitas empresas, este tema simplesmente surge como um mal necessário. Para abordar o mesmo de uma forma estruturada, vamos agrupar as diferentes abordagens em três grupos:

• Grupo A – considera que se trata de um recurso desnecessário e não investirá nada ou apenas o que for absolutamente necessário para cumprir exigências do cliente;

• Grupo B – dividida entre avanços e recuos, já que não consegue tornar visível o efeito da gestão de projeto para si própria, não introduz o tema de forma consistente;

• Grupo C – vê claramente o efeito e comprometeu-se plenamente com o tema, desde a gestão de topo até à produção.

Quem deve fazer o quê?

Por experiência própria, posso dizer que não há uma fórmula universal. É, no entanto, importante adquirir as ferramentas e procedimentos que são adequados para a respetiva empresa e dimensão.

Por exemplo nas PME, uma gestão de projeto abrangente com um departamento de gestão de projetos, uma estrutura organizacional, etc. será certamente um exagero. Por outro lado, uma empresa de grande dimensão deve estabelecer um grau mais elevado na cultura de gestão de projetos. No entanto, todas as empresas devem lidar com o triângulo mágico e respetivos objetivos. Portanto, a aplicabilidade existe em grandes e pequenas empresas sempre em linha com a satisfação do cliente. Isto leva a uma relação cliente-fornecedor mais sustentável, que é crucial para a viabilidade económica.

Qual é o nível certo de gestão de projetos?

Na minha opinião, a transição está em standby. No entanto, existem mínimos necessários independentemente das dimensões da organização. Caso contrário, com as exigências dos clientes de hoje, margens de lucro reduzidas e a intensificação da concorrência, o sucesso está em risco. Para definir o grau adequado a uma empresa, devemos primeiro responder às seguintes questões:

• As metas dos projetos são, em média, alcançadas em mais de 25%?

• Qual a percentagem de projetos que falham?

Se o desempenho for inferior aos valores abaixo, deve agir o quanto antes:

• Pequenos projetos falham em 17% ou mais;

• Projetos médios falham em 31% ou mais;

• Grandes projetos falham em 11% ou mais.

Fonte: "Chaos Report" do Grupo Standish

Caso se encontre numa situação destas, deverá começar por identificar possíveis ações. Proponho as questões abaixo para esse efeito:

• Quem na empresa está encarregue pela execução bem-sucedida do projeto?

• Processa encomendas a tempo, dentro do orçamento e de acordo com o âmbito?

• Reconhece os riscos e oportunidades com antecedência?

• Tem sempre os custos/esforços sob controlo?

• Toma as medidas adequadas quando surgem oportunidades ou riscos?

• Executa um planeamento de projeto (por ex. MS Project), que mostra as dependências, bem como o caminho crítico?

• Que tipo de projetos realiza? (por ex. cascata clássica ou “Agile Project”)

• Que tipo de estrutura organizacional está estabelecida na sua empresa? (por ex. em linha, matriz ou orientada por projeto)

• Como são compostas as equipas de projeto em termos de pessoal e hierarquias?

Estas questões são aplicáveis e cruciais em empresas que executam projetos de moldes e matrizes. Sem respostas claras, têm de ser tomadas medidas, as quais levam a que gradualmente se encontre o nível certo para a gestão de projetos.

No entanto, isto não significa que deva utilizar todas as ferramentas existentes, em cada projeto. Ou seja, nem todos os projetos precisam de um plano com dependências e caminhos críticos ou uma análise de risco, de stakeholders ou de fatores ambientais. O lema é: "o mínimo possível, mas tanto quanto necessário" para garantir a satisfação do cliente e os objetivos do projeto.

Dicas para empresas de pequena dimensão

Para empresas de menor dimensão, costumamos recomendar a utilização de uma matriz de responsabilidades ampliada que inclua os grupos de trabalhos, os responsáveis e as pessoas envolvidas. Além disso deve contemplar a data de entrega, tempo estimado e tempo utilizado, em dias ou horas. A matriz pode ser criada facilmente e monitorizada em Excel. Assim, o responsável tem um híbrido de um “milestones” e compromissos. Pode também ser usada como uma forma rápida de obter relatórios claros para a direção e clientes.

Esta abordagem pode ser implementada para todas as empresas em termos de custos e esforços. Garante um mínimo de gestão de projetos na empresa, o que leva a um maior sucesso na execução dos mesmos.

Resultados através da gestão de projetos

Resumindo, a gestão do projeto representa sempre um esforço extra em termos de planeamento, comunicação e documentação. No entanto, a longo prazo, leva à redução de custos e tempo, bem como a um aumento da qualidade e, consequentemente, à satisfação sustentável do cliente. Como resultado, surge uma vantagem competitiva que permite um preço mais elevado em comparação com os seus concorrentes. Porque os clientes sabem com segurança o que recebem, como e quando. Portanto, a minha recomendação é: fazer uso da gestão do projeto de forma adequada à realidade da empresa e assim não deixar de explorar o possível sucesso da empresa, alavancando potenciais inexplorados!